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Projeto IFG Digital

Criado: Segunda, 24 de Setembro de 2018, 13h37 | Última atualização em Segunda, 08 de Julho de 2019, 11h04
Perguntas e Respostas

Por que o IFG optou pelo uso do SUAP ao invés do sistema SEI?

Tendo em vista a aprovação do Comitê de Governança Digital do IFG quanto a centralização das soluções informatizadas no SUAP e a disponibilização por meio do IFRN dos módulos de Processo e Documento Eletrônico, levando em conta ainda o futuro suporte/atualizações bem como a integração de dados dos servidores, alunos e também de outros módulos do SUAP, ficam evidentes as vantagens do uso destes módulos por parte do IFG.
Outro ponto a se considerar é a cultura da instituição, onde todos os usuários já fazem uso do SUAP e a curva de aprendizado de um sistema novo seria maior, bem como a complexidade de implantação e integração. Deste modo não se justifica a adoção de um novo sistema para o Processo Eletrônico, tendo a disposição um módulo do SUAP que atenda a demanda.

Existe algum regulamento do IFG Digital no IFG?

Sim. Existe um regulamento que foi aprovado pela Resolução CONSUP/IFG nº 008 de 22 de abril de 2019 e está disponível em http://www.ifg.edu.br/attachments/article/209/Resolu%C3%A7%C3%A3o%208%202019.pdf.

Quando começará o Processo Eletrônico no IFG?
Conforme art. 33 da Resolução 08/2019, a partir de 22 de julho de 2019 será vedada a criação de documentos e processos físicos, sendo exclusivamente no formato digital por meio do sistema SUAP.

Todos os documentos serão criados no SUAP?
Não. A intenção é que a maior parte dos documentos gerados no IFG sejam criados de forma eletrônica, mas alguns como por exemplo "Empenho" e outros gerados por outros sistemas serão assinados de forma física para posterior digitalização para o SUAP. Um documento também pode ser criado por um editor de texto padrão, exportado para o formato PDF, assinado digitalmente e incluído no processo. A inclusão deste documento é feita pela opção “incluir documento externo” no processo eletrônico do SUAP.

Um processo físico que iniciou antes da Resolução pode ser transformado em digital e continuar sua tramitação pelo Sistema?
Sim. Conforme art. 32 da Resolução 08/2019, os processos físicos criados antes da data de início do uso do sistema SUAP e que ainda não foram finalizados, poderão ser digitalizados e inseridos no sistema, recebendo uma nova numeração, e continuar sua tramitação e inserção de documentos dentro do Sistema como um processo digital.

Quem pode atuar processo?
Os usuários internos poderão criar e tramitar processos eletrônicos no SUAP, de acordo com seu perfil de acesso.

Quem pode criar documentos?
Qualquer servidor poderá criar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com as normas vigentes. Podem criar documentos eletrônicos os servidores que tiverem sido expressamente autorizados pela chefia do setor de sua lotação no SUAP, incluindo as permissões atribuídas pela chefia do setor podem incluir apenas a visualização de documentos e/ou processos bem como sua edição.

Como criar um processo eletrônico?
Para criar um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos: Acessar no SUAP, o menu Administração->Processos Eletrônicos->Processos; Na tela exibida, clique no botão (adicionar processo eletrônico), localizado no canto superior:

Como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
Para acompanhar os trâmites de um processo eletrônico público em que você não seja parte interessada, utilize a funcionalidade "Adicionar Interesse". Para isso, basta abrir o processo desejado e clicar no botão “Adicionar Interesse”.

Como os processos tramitam no SUAP?
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SUAP. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.

Como os documentos serão enviados a outros órgãos?
A remessa de documentos e processos eletrônicos aos destinatários externos será por meio de e-mail institucional e/ou de forma física até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre órgãos públicos seja implementada pelo Poder Executivo Federal.
No processo eletrônico, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

O documento interno é aquele que deve ser redigido e assinado no próprio Editor de Textos do Sistema (por ex.: memorandos, ofícios, despachos, etc.).
O documento externo é aquele que foi digitalizado e transformado em um arquivo PDF (por ex.: cópia de documentos pessoais, etc.) ou ainda nasceu em outro sistema eletrônico e é um documento nato digital (por ex.: Nota Fiscal Eletrônica).

Como classificar o nível de acesso de um documento eletrônico?
Quando um documento eletrônico é criado, é preciso classificar o nível de acesso. A regra geral é que os documentos produzidos pela Administração Pública sejam classificados como públicos.
Ao anexar documentos “sigilosos” ao processo eletrônico, essa categoria restringe o acesso ao documento. Somente o autor do documento terá acesso para visualizá-lo. Para outras pessoas terem acesso é necessário que o autor, na tela de documentos eletrônicos, utilize o recurso “Compartilhar Documento” para permitir a visualização por outras pessoas. Isso não é erro, trata-se da forma que o sistema utiliza para manter o sigilo do documento.

Como classificar o nível de acesso de um processo eletrônico?
Da mesma maneira como os documentos eletrônicos, os processos podem ser classificados como: Público, Restrito ou Sigiloso.
Via de regra, todo processo no âmbito da Administração Pública deve ser público, salvo algumas exceções.
Um processo por estar classificado como público, não cria a obrigatoriedade que seu conteúdo também seja público. A inserção de documentos restritos ou sigilosos a processos “públicos” pode ser realizada normalmente, de acordo com a necessidade do usuário e da demanda a ser juntada ao processo eletrônico.

Notei que na assinatura de servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentados 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?
Sim. Ele pode usar um dos perfis, do cargo efetivo ou do cargo em comissão.

Quais tipos de documentos externos são suportados atualmente no sistema?
Atualmente o sistema suporta somente documentos do tipo PDF.

Qual a diferença entre as assinaturas com token e com senha?
A assinatura com o token depende de certificado digital enquanto com a senha, refere-se a senha usada para acesso ao SUAP.

Qual a diferença de documento eletrônico e documento digitalizado?
Documento eletrônico são os criados e assinados dentro do próprio sistema, já o documento digitalizado é um documento físico convertido em digital e inseridos no sistema. A partir do momento que um documento digitalizado for assinado eletronicamente, esse se tornará um documento eletrônico.

Os documentos podem ser alterados?
A criação de documentos possui um fluxo que permite alteração de conteúdo e revisão atribuída a pessoas específicas. No entanto, não será mais possível alterar o documento após o mesmo ser submetido à assinatura digital. Se houver algum vício no documento, deve-se criar outro e cancelar o anterior. Por consequência, a numeração do novo documento será diferente da do documento cancelado.
 
 
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