Criação de documentos e processos do IFG serão realizados apenas em formato digital a partir do dia 22 de julho

A partir de 22 de julho será vedada a criação de documentos e processos físicos no Instituto Federal de Goiás (IFG), passando a ser exclusivamente no formato digital. A plataforma utilizada será o suap.ifg.edu.br . O Projeto IFG Digital tem o intuito de implantar uma infraestrutura de arquivos eletrônicos no Instituto Federal de Goiás e com isso sair da cultura do papel. Podem criar documentos eletrônicos os servidores do Instituto que tiverem sido expressamente autorizados pela chefia do setor de sua lotação.

Para abrir um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos: acessar no SUAP no menu Administração->Processos Eletrônicos->Processos. Na tela exibida, clique no botão (adicionar processo eletrônico), localizado no canto superior.

Página teste
Os servidores que tiverem dúvidas  e quiserem utilizar a página eletrônica de teste, o endereço é: suap-pen.ifg.edu.br, é preciso cria uma senha específica para esta plataforma. No primeiro acesso, clique na opção "Esqueceu sua senha". Esta página de simulação irá funcionar ainda por alguns meses depois do início de implantação do novo sistema.

Perguntas e Respostas sobre o IFG Digital

Todos os documentos serão criados no SUAP?
Não. Alguns como por exemplo "Empenho" e outros gerados por outros sistemas serão assinados de forma física para posterior digitalização para o SUAP. Um documento também pode ser criado por um editor de texto padrão, exportado para o formato PDF, assinado digitalmente e incluído no processo. A inclusão deste documento é feita pela opção “incluir documento externo” no processo eletrônico do SUAP.

Por que o IFG optou pelo uso do SUAP?

Um dos motivos é a cultura da instituição, onde todos os usuários já fazem uso deste sistema.

Como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
Para acompanhar os trâmites de um processo eletrônico público em que você não seja parte interessada, utilize a funcionalidade "Adicionar Interesse". Para isso, basta abrir o processo desejado no SUAP e clicar no botão “Adicionar Interesse”.

Como os processos tramitam?
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SUAP. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos.

Qual a diferença de documento eletrônico e documento digitalizado?
Documento eletrônico são os criados e assinados dentro do próprio sistema, já o digitalizado é um documento físico convertido em digital e inseridos no sistema. A partir do momento que um arquivo digitalizado for assinado eletronicamente, esse se tornará um documento eletrônico.

Os documentos podem ser alterados?
A criação de documentos possui um fluxo que permite alteração de conteúdo e revisão atribuída a pessoas específicas. No entanto, não será mais possível alterar o documento após o mesmo ser submetido à assinatura digital. Se houver algum erro, deve-se criar outro e cancelar o anterior. Por consequência, a numeração do novo documento será diferente daquele que foi cancelado.

Existe algum regulamento do IFG Digital no IFG?
Sim. Existe um que foi aprovado pela Resolução CONSUP/IFG nº 008 de 22 de abril de 2019 e está disponível em http://www.ifg.edu.br/attachments/article/209/Resolu%C3%A7%C3%A3o%208%202019.pdf

Dúvidas? Acesse: ifg.edu.br/ifgdigital

Coordenação de Comunicação Social/Câmpus Valparaíso